Repräsentanz (Representative Office)

Die Repräsentanz wurde bereits 1983 gesetzlich geregelt und war lange Zeit die am meisten verbreitete Form einer Niederlassung von ausländischen Unternehmen in China. Es muss kein Kapital eingezahlt werden, es gibt keine Mindestanforderungen an Personalstärke und Bürogröße. Seit Anfang 2010 ist die Anzahl der registrierten Repräsentanten auf vier begrenzt. Ein Representative Office darf jedoch keine Geschäfte im eigenen Namen abwickeln und ist auf Kontaktanbahnung und Verbindungsfunktionen beschränkt.
Geschäftliche Zielsetzung 

Aufgabe eines Representative Offices ist die Vertretung der Muttergesellschaft in China, dies beinhaltet die Kontaktanbahnung mit chinesischen Geschäftspartnern, Marktforschung, Produktpromotion und Marketing, Führung von Verhandlungen im Auftrag der Muttergesellschaft, Kontakte zu Lieferanten und Abnehmern, Qualitätskontrollen und Serviceleistungen. Ein Represenative Office kann auch als Vorstufe für ein Produktionsunternehmen gegründet werden, um bei großen Projekten mit langfristigen Verhandlungen die Rolle als Anlaufstelle und Vertretung des ausländischen Investors zu übernehmen.

Praktisch kann ein Representative Office die Rolle eines Einkaufbüros übernehmen. Es kann mit Lieferanten Anforderungen und Spezifikationen aushandeln, die Fertigung bei den Lieferanten überwachen, Qualitätskontrollen und Abnahmen durchführen und die Außenhandelsgesellschaft auswählen, über die der Vertrag abgewickelt wird.

Soll ein Representative Office als Vertriebsbüro dienen, können sämtliche Verhandlungen mit dem Endabnehmer direkt geführt werden. Die Verträge dürfen aber nur durch eine Gesellschaft mit Handelsrechten abgeschlossen werden. Der chinesische Endkunde importiert also direkt von der ausländischen Mutter, oder es muss eine chinesische Außenhandelsgesellschaft dazwischen geschaltet werden. Für einen Anlagenbauer mit wenigen Großprojekten kann eine Repräsentanz als Vertriebsbüro ausreichen. Bei regelmäßigen Geschäften sollte dagegen eine Handelsgesellschaft gegründet werden.

Representative Offices können nur durch im deutschen Handelsregister eingetragene Unternehmen oder durch eine im Ausland registrierte "LimitedLiability Company" gegründet werden. Das Unternehmen muss in der Regel mindestens ein Jahr alt sein. Für die Abwicklung der Formalitäten vor Ort wird ein chinesischer Sponsor bzw. Agent benötigt. Wegen der damit verbundenen Gebühren bieten sich zahlreiche chinesische Unternehmen an. Man sollte deshalb bei der Auswahl vorsichtig sein.  Die Rolle des Agenten kann auch durch Service-Gesellschaften wie die FESCO übernommen werden.

Vor der Gründung sollte der Investor ein Budget aufstellen, das vor allem die folgenden Positionen beinhalten muss:

  • Raumkosten: Je nach Lage, Standard und Größe können die Kosten für ein Büro sehr stark variieren. Bei Niedrigpreislösungen muss sichergestellt sein, dass der angebotene Büroraum auch tatsächlich durch ein ausländisches Unternehmen genutzt werden darf. Besonders wenn Büro- und Wohnraum zusammengelegt werden sollen, kann es passieren, dass Wohnräume nicht als Bürostandort akzeptiert werden.
  • Personal: Der Chief Representative kann sowohl durch das ausländische Unternehmen entsandt als auch lokal rekrutiert werden. Welches zusätzliche Personal eingestellt werden soll, liegt allein im Ermessen des Unternehmens. Es ist aber zu berücksichtigen, dass chinesische Mitarbeiter – auch wenn sie selbst ausgesucht wurden – nur über eine Servicegesellschaft beschäftigt werden dürfen, die besondere Kosten verursacht (siehe unten)
  • Allgemeine Betriebskosten: Hier sollte realistisch geprüft werden, welche Kosten durch das Representative Office entstehen. Insbesondere die Betreuung chinesischer Kunden, einschließlich Reisen und Unterhaltung, kann recht teuer werden.
  • Steuern: Bei der Ermittlung gehen die chinesischen Behörden davon aus, dass ein bestimmter Anteil der Gewinne des Mutterhauses dem Representative Office zuzurechnen ist, und verlangen dafür "Corporate Income Tax". Für ein Budget sollten grob 10% der Kosten für Steuern angesetzt werden. Die genaue steuerliche Situation kann jedoch nur im Einzelfall geklärt werden.
  • Personal: Chinesische Mitarbeiter dürfen nur über autorisierte Service-Gesellschaften, z.B. die FESCO (Foreign Enterprises Service Corporation) eingestellt werden. Diese Gesellschaften stellen eigene Kandidaten vor, Mitarbeiter können aber auch über Job-Börsen oder andere Rekrutierungskanäle gesucht und dann der Servicegesellschaft vorgeschlagen werden.

Für den Markteintritt ist heute in den meisten Fällen eine eigene Handelsgesellschaft (Foreign Investetd Commercial Enterprise oder FICE) besser geeignet. Ein Representative Office kann aber in Kombination mit einer Handelsgesellschaft in Hongkong eine mögliche Option sein. China Experts berät Sie bei allen strategischen Überlegungen und den konkreten Schritten zur Gründung.

© Helmut Janus GmbH China-Consult, Essen 2017